Om binnen uw organisatie structuur te houden bij het delen van bestanden en het uitdelen van rechten is een goede structuur noodzakelijk.
Voorbeeld: Sales en Administratie hebben hebben bestanden. Iemand van Sales gaat die bestanden delen met de sales medewerkers en sommige mappen met de medewerkers van de Administratie. En de medewerker van de Administratie deelt alles met de medewerkers van de afdeling en sommige mappen met sales..
En toen ging de salesmedwerker ergens anders aan de slag...
De problemen:
- U kunt zijn account niet opruimen want dan zijn de bestanden weg
- In het account zit de structuur van de bestanden en het delen
- De inlognaam is niet te wijzigen.
- U weet niet met wie er gedeeld is.
Hoe dan wel?
Installeer de app Group folders als admin.
Een administrator ziet nu bij zijn instellingen de optie group folders of groepsmappen staan.
Wanneer je die opent krijg je de mogelijkheid om een groepsmap aan te maken en gebruikers toe te wijzen aan die groepsmap.
Tevens kun je gebruikers aanwijzen die uitzonderingen op de standaard rechten mogen maken.
De rechten voor de groep zijn Schrijven, delen en verwijderen.
Die gebruikers die uitzonderingen mogen maken op het delen kunnen bij de map op delen klikken en zien vervolgens het onderstaande. In dit geval heb ik de admin groep rechten voor schrijven en delen ingetrokken.
De voordelen:
- Als een medewerker weg gaat gooi je hem weg. De gedeelde bestanden blijven staan
- Per afdeling kun je de toegang bepalen (alleen lezen of lezen en schrijven)
- Gaat een medewerker op een andere afdeling werken is het een kwestie van die medewerker in die groep zetten. Er hoeft verder niets op enige werkplek gewijzigd te worden.
- Moet een medewerker extra toegang hebben tot een special map, dan is dat te regelen.
- Wat er met wie en door wie gedeeld is wordt overzichtelijk.
