U of uw klant stuurt een mail naar Microsoft, maar de servers van Microsoft weigeren die mail. Nu gaan wij ervan uit dat u geen spam verstuurt en Microsoft het dus niet had moeten weigeren.
Het probleem:
De verzender krijgt een mail terug met de iets wat lijkt op het onderstaande:
xxxxx@hotmail.com: host hotmail-com.olc.protection.outlook.com [104.47.46.33] said: 550 5.7.1 Unfortunately, messages from [1.2.3.4] weren't sent. Please contact your Internet service provider since part of their network is on our block list (AS3150). You can also refer your provider to <a href="http://mail.live.com/mail/troubleshooting.aspx#errors">http://mail.live.com/mail/troubleshooting.aspx#errors</a>. [BN3NAM04FT035.eop-NAM04.prod.protection.outlook.com] (in reply to MAIL FROM command)
Bijzonder aan deze melding is: Microsoft weigert mail. Zij zijn in feite de enige die weten waarom dat is. Desondanks moet je aan jouw provider vragen waarom Microsoft mail weigert.... oftewel, Microsoft plakt de brievenbus dicht en vraag aan PostNL waarom Microsoft dat gedaan heeft. Daar gaat het natuurlijk mis. De gemiddelde gebruiker gaat u vragen waarom.
Het probleem met wat Microsoft doet is dat hun gebruikers nergens iets van merken en nergens last van hebben.
Meld het dus vooral bij de eindgebruiker dat u hem niet kunt mailen omdat zijn provider e-mail onterecht weigert.
Het is wel uw taak om vooraf te controleren of dat ook echt zo is natuurlijk.
Er zijn een aantal dingen die u kunt regelen om de kans dat mail geweigerd wordt te verkleinen.
Gebruikt u Kerio? dan kunt u eenvoudig DKIM inschakelen. Ga daarvoor naar de domeinnaam instellingen bij een domeinnaam. Vink aan dat je DKIM wil doen en zet de public key in de DNS.
Het kan even duren voordat Kerio Connect het door heeft. Dus kijk morgen nog een keer.
Vanaf nu worden alle uitgaande berichten in de header voorzien van een signature waarmee de ontvanger kan controleren dat jij ook daadwerkelijk vanaf die domeinnaam mag mailen.
Gebruikt u een andere mailserver? Kijk dan in de handleiding van die mailserver hoe DKIM in te stellen is.
SPF is een regel in de DNS waarmee je de wereld laat weten welke servers er allemaal mogen mailen met jouw domeinnaam in het e-mailadres.
Wanneer je Kerio gebruikt zal gewoonlijk je MX record naar de Kerio server verwijzen. Het volgende SPF record zou dan voldoende zijn: "v=spf1 mx a -all".
Dus voeg een TXT record aan je DNS toe met de waarde: TXT "v=spf1 mx a -all
U kunt op
https://www.spfwizard.net ook een spf record genereren.
DMARC is een TXT record dat aangeeft wat er met mail moet gebeuren wanneer DKIM en SPF faalt.
Een voorbeeld van een geldige DMARC TXT record voor de domeinnaam tuxis.nl:
| alias | Type | Value | Time to live |
| _dmarc.tuxis.nl. | TXT | "v=DMARC1; p=quarantine; pct=100; rua=mailto:dmarc-aggr@tuxis.nl" | 3600 |
Dat helpt natuurlijk ook
Gebruikers kunnen uw e-mailadres in hun adresboek zetten. Meld het probleem bij die gebruikers zodat zij kunnen klagen bij Microsoft dat mail onterecht geweigerd wordt! Dit is belangrijk. Omdat Microsoft steeds met de vinger naar de verzender wijst, is hun klant helemaal niet op de hoogte van het feit dan hun leverancier legitieme en wellicht belangrijke mail weggooit en weigert zonder reden.
Als u de bovenstaande stappen gedaan hebt kunt u vragen om het IP-adres van je server uit de lijst te laten halen.
Dat kan via de volgende website: https://sender.office.com/ of https://olcsupport.office.com/
De eerste reactie van Microsoft is een bijzondere. Hij zal zijn: U komt niet in aanmerking. Dat is bijzonder, u stuurde immers geen spam. Reageer daarom op deze mail en vraag waarom. Daarna krijgt u een antwoord met dat u toch wel in aanmerking komt.
Als mail dan nog geweigerd wordt, verzeker u ervan dat DKIM en SPF allemaal goed is ingesteld. Kijk ook of uw server wellicht op veel blacklists staat. Wellicht stuurt u met vlagen veel mail naar Microsoft gebruikers? Probeer dat te voorkomen. Wanneer mail geweigerd wordt én u hebt alle stappen uitgevoerd zoals Microsoft aangeeft blijft u natuurlijk dat formulier invullen of neem telefonisch contact met ze op.
Het is een hardnekkig probleem bij Microsoft. Het heeft niets te maken met hoe uw mailserver mail stuurt of waar het vandaan komt. Het is geen spam en dus had het niet geweigerd moeten worden. U bent ook niet de enige.
Nu zijn er bedrijven die klant worden bij Microsoft omdat er dan wel gemaild kan worden naar Microsoft klanten. Vanaf dat de moment de ontvanger met de dichtgeplakte brievenbus. Een slecht idee: Klant worden bij het bedrijf dat het stuk maakt...Wel lekker rustig.
