Beste practice samenwerken en delen in Filesonline.eu - BestandOnline.nl

  Print
Om binnen uw organisatie structuur te houden bij het delen van bestanden en het uitdelen van rechten is een goede structuur noodzakelijk.

Voorbeeld: Sales en Administratie hebben hebben bestanden. Iemand van Sales gaat die bestanden delen met de sales medewerkers en sommige mappen met de medewerkers van de Administratie. En de medewerker van de Administratie deelt alles met de medewerkers van de afdeling en sommige mappen met sales..
En toen ging de salesmedwerker ergens anders aan de slag...
De problemen:
  • U kunt zijn account niet opruimen want dan zijn de bestanden weg
  • In het account zit de structuur van de bestanden en het delen
  • De inlognaam is niet te wijzigen.
  • U weet niet met wie er gedeeld is.

Hoe dan wel?

Maak per afdeling of per bedrijf een account aan (net wat handig is). Een account kost niets. In dit voorbeeld maken we de gebruiker "sales" aan. Zet de bestanden in dat account maar laat geen enkele gebruiker dat account gebruiken.
Geef iedere medewerker een eigen account.
Ze medewerkers in groepen. Bijvoorbeeld Sales en Administratie

Log in de webinterface in als de gebruiker sales.
Deel de bestanden met de respectievelijke groepen.
Zorg dat doordelen (een algemene instelling) uit staat.

De voordelen:
  • Als een medewerker weg gaat gooi je hem weg. De gedeelde bestanden blijven staan
  • Per afdeling kun je de toegang bepalen (alleen lezen of lezen en schrijven)
  • Gaat een medewerker op een andere afdeling werken is het een kwestie van die medewerker in die groep zetten. Er hoeft verder niets op enige werkplek gewijzigd te worden.
  • Moet een medewerker extra toegang hebben tot een special map, dan is dat te regelen.
  • Wat er met wie en door wie gedeeld is wordt overzichtelijk.

Vond u dit artikel zinvol?   0 van de 0 mensen vonden dit artikel zinvol.

Verwante artikelen

Login

 
Wachtwoord vergeten?
Registreer nu

Taal